pravovedus.ru
×

Ваш город:

Документ: основное понятие, виды и сроки хранения документов

24 марта 2015

В делопроизводстве каждой государственной или коммерческой организации важной информационно-технологической составляющей частью является правильный документооборот. Основное понятие документов, их назначение и виды, а также некоторые образцы документов – все это Вы найдете в нашей статье.

В ГОСТе ИСО 15489-1-2007 понятие документа определено, как информация с реквизитами, зафиксированная на материальном носителе. Наличие реквизитов дает возможность идентифицировать информацию, которая была создана и сохранена юридическим или физическим лицом на носителе с целью подтверждения деловой деятельности либо правовых обязательств. В свою очередь, носитель информации представляет собой некий материальный объект, использующийся для сохранения языковой, изобразительной или звуковой информации. В качестве носителя может использоваться бумага, флэш-накопители, диски и другие современные технические средства.

Документ является обязательным элементом во внутренней организации работы любого предприятия, независимо от его правовой формы и вида деятельности. Как носитель информации, документ может служить основанием для принятия управленческих решений, материалом для проведения справочных работ, доказательством исполнения решений и другое.

Отметим, что в управленческой деятельности документ является одновременно предметом и результатом труда, поскольку принятое решение записывается и закрепляется одним документом.

Автором документа может являться как физическое, так и юридическое лицо, создавшее информацию.

Каждый документ может иметь юридическую силу, то есть способность, предоставленную действующим законодательством, порядком оформления и компетенцией органа, его выдавшего. Юридическая сила документа обеспечивается определенными реквизитами, перечень которых установлен для каждого отдельного вида документов, и заключением. Состав реквизитов, а также, последовательность, зоны и схемы их размещения на документе установлены государственным стандартом.

Основные функции документов

Все официальные документы могут исполнять сразу несколько функций, удовлетворяя определенные потребности граждан. Вместе с тем, функции документов подразделяются на:

  1. Общие – информационная (создаются с целью сохранить информацию), социальные (создаются с целью удовлетворения социальных потребностей), коммуникативная (используются как средства связи между отдельными структурами, относящимися к одному объекту, в т.ч. фирме, предприятию, общественному учреждению и т.д. ) и культурная (создается в целях сохранения и передачи культурных традиций общества).
  2. Специфические – управленческая (документ создается как инструмент управления и включает в себя плановые, отчетные, организационные и другие виды документов), правовая (когда документ является средством изменения и закрепления правоотношений внутри общества, и кроме того, выступает в качестве доказательной базы в судах), историческая (создается с целью сохранения в архиве исторических сведений, касающихся развития общества).

Виды и классификация документов

Вся документация классифицируется по определенным функциям, назначению и содержанию, а также, степени доступности информации. Институтом документооборота определен ряд факторов, разделяющий документы на отдельные типы и виды.

Документы, создающиеся в целях обслуживания сферы управления по следующим видам оснований:

  • По-происхождению:
    • личного происхождения – документ, не относящийся к служебной деятельности (личная переписка, личные воспоминания и т.д.); создается в частной жизни человека;
    • официальные – документы, которые создаются физическим или юридическим лицом, с соблюдением установленного порядка к оформлению и удостоверению; к официальным документам относятся документы, удостоверяющие личность, подтверждающие образование, специальность, трудовой стаж и другое.
    • служебные – официальные управленческие документы, которые являются непосредственной составляющей частью текущей деятельности предприятия.
  • По способу документирования:
    • письменные документы, несущие информацию, зафиксированные любым видом письма;
    • текстовые документы, несущие в себе речевую информацию;
    • рукописные документы, содержащие информацию, написанную от руки;
    • машинописные документы, содержащие информацию, нанесенную с применением технических средств;
    • электронные документы, которые создаются и читаются посредством компьютера;
    • фотодокументы, созданные методом фотографирования;
    • документальная видеограмма – представляет собой воспроизведение документа на экране электронно-лучевой трубки.
  • По отношению к аппарату управления:
    • внутренние руководящие документы, создаваемые и используемые для организации внутреннего документооборота организации;
    • входящая документация – документы, поступившие в организацию;
    • исходящая документация – документы, отправленные из организации.
  • По количеству затронутых вопросов:
    • простые документы, в содержании которых рассматривается один вопрос (письмо, заявление и т.д.);
    • сложные документы, в которых рассматривается одновременно несколько вопросов с привлечением нескольких должностных лиц и структурных подразделений (приказы, решения, протоколы собраний, инструкции и другое).
  • По ограничению доступа:
    • секретные документы, работа с которыми предполагает наличие специального разрешения; данный вид документов снабжается грифом секретности с особой пометкой;
    • для служебного пользования – документы, предназначенные для использования сотрудниками определенной организации; документы имеют пометку и гриф «для служебного пользования».
  • По способу изложения текста:
    • индивидуальные документы, содержащие информацию в виде связанного литературного текста; такой вид документов может быть посвящен одному или нескольким вопросом, касающимся определенной задачи управления;
    • трафаретные документы, в содержании которых используются стандартные фразы и пропуски для заполнения меняющейся информацией (анкеты, справки); как правило, такой вид документов печатается на бланках, в которых содержится постоянная информация и переменная вписывается от руки;
    • типовые документы, содержащие информацию для документирования однотипных ситуаций (инструкции, договоры, письма); типовой текст, содержащийся в данном виде документа, является основой для создания в последующем аналогичных текстов.
  • По степени подлинности:
    • подлинник (оригинал) официального документа – первый экземпляр, обладающий юридической силой; подлинный экземпляр имеет собственноручную подпись должностного лица, оттиск печати, гриф утверждения, и кроме того, данный документ должен содержать сведения, которые подтверждают его достоверность (дата и место создания, данные автора);
    • копия документа – экземпляр, содержащий информацию подлинника, но не имеющий юридической силы; для придания копии документа юр.силы необходимо проставление необходимых реквизитов и нотариального удостоверения;
    • дубликаты – повторный экземпляр оригинального экземпляра документа (подлинника), обладающий юридической силой; сопровождается отметкой «дубликат».
  • По срокам хранения:
    • документы долговременного хранения (хранятся свыше 10 лет);
    • документы временного хранения (хранятся менее 10 лет);
    • документы постоянного хранения.
Срок хранения каждого отдельного вида документов определены требованиями Федеральной архивной службы и закреплены в перечнях документов, содержащих информацию по срокам их хранения.
  • По способу передачи документы делятся на: письма; телеграммы и телефонограммы; электронные сообщения; факсограммы.
  • По срокам исполнения документы делятся на: срочные, второстепенные, итоговые и периодичные.
  • По функциональному признаку документы подразделяются на: требующие ответа (запросы, предложения, рекламация) и не требующие ответа (сопроводительные письма, подтверждения, напоминания, предупреждения).
  • По фактору доступности документы бывают: открытого пользования, ограниченного доступа и носящие конфиденциальный характер.
Яндекс.Метрика